Aydınlatma Metni

AYDINLATMA METNİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu: Av. Arb. Nesrin Özkaya
Adres: Osmanağa Mah. Rıhtım Cad. Başçavuş Sok. No:3 D. 624 Kadıköy/İstanbul

Av. Arb. Nesrin Özkaya ile paylaşmış olduğunuz kişisel veriler, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ na (KVKK) uygun olarak; 1136 sayılı Avukatlık Kanunu Ve 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu kapsamında yerine getirmiş olduğumuz her türlü hizmet ve faaliyet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak detayları aşağıda sunulan şekilde işlenmektedir.

Kişisel Verilerinizin Toplanması Usulü ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, sözlü görüşme sırasında tutulan notlar, yazılı belge veya elektronik yazışmalar ile fiziki ve dijital ortamda toplanabilir. Kişisel verileriniz, muhtelif sözleşmeler, dilekçeler, müzekkereler, yapılan görüşmeler, kartvizitler, vekâletnameler, yetki belgeleri, davaların takipleri veya icra takipleri süreçlerinde elde edilen her türlü belgeler, verilen danışmanlık hizmetleri üzerinden, çeşitli kurum ve kuruluşlar ile hukuki yazışmalar için somut olayın durumuna göre işlenmektedir.

Web sitesi adres, iletişim, hizmet sunulan alanlar hakkında bilgi verilmesi amacı ile uygulamaya konulmuştur Yurt içinden sağlanan Web sitemiz üzerinden tarafımızca hiçbir veri işlenmemekte olup internet erişimleri 5651 sayılı Kanun kapsamında trafik bilgileri (IP, zaman,vb) işbu siteye server hizmeti sağlayan bilişim şirketi tarafından tutulması gerekmektedir. Web sitemizde bizim özellikle koyduğumuz bir çerez kullanılmamakla beraber tarayıcılarınızın ve arama motorlarının kullanmış oldukları çerez vb programlar tarafımızca bilinmemektedir. Halihazırda ziyaretçi sayacı için kod alınmadığınız ziyaretçi bilgileri tarafımızca takip edilememktedir ancak arama motoro ve tarayıcı adres çubuğunda web sitemizi aramanız halinde hizmet sağlayan bilişim teknolojisi ve kullanılan programlar; IP adresinizi, DRHO’yu hangi siteden veya nasıl ziyaret ettiğinizi, yaşadığınız ülkeyi, kullandığınız cihazı (mobil, masaüstü, laptop vb.) ve kullandığınız tarayıcıyı takip etmektedir ve kayıt altına almaktadır. Sayaç hizmetleri genel olarak yurt dışından sağlanmaktadır.

Hukuk hizmeti kapsamında toplanan verileriniz; kısa mesaj, whatsapp vb. yazışma, elektronik posta, internet, disk, CD, DVD, hafıza kartı (USB Bellek), telefon ve benzeri elektronik ya da internet tabanlı araçlar gibi otomatik yöntemlerle elde edilebileceği gibi, formlar, sözleşmeler, bildirimler, adli veya idari merci kararları gibi otomatik olmayan yöntemlerle de elde edilebilecektir.

Kişisel verilerinizin işlenmesinin hukuki sebepleri;

a) Kimlik ve adres bilgisi gibi verilerinizin işlenmesinin mevzuat gereği zorunlu olması,
b) Hukuk büromuzun hizmetinin/sözleşmenin ifası için gerekli olması,
c) Büromuzun Avukatlık mevzuatından kaynaklanan dosya tutma, saklama ve yetkili mercilerle bilgi paylaşma yükümlülüklerinin ifası için zorunlu olması,
d) Büromuz ile aranızdaki sözleşmelerden kaynaklanan hak ve alacaklarımızın korunması, kullanılması ve tesisi için zorunlu bulunması,
e) Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için gerekmesi kapsamında işlenmektedir.

Kişisel Verilerinizin İşlenmesi ve Amacı

Kişisel verileriniz KVKK 4/2 maddesinde belirtilen ilkeler, 1136 sayılı Avukatlık Kanunu, Avukat Meslek İlke ve Kuralları ile 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu, 6098 sayılı Borçlar Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler çerçevesinde; büromuzun sağladığı hizmetlerden yararlanabilmenizi temin edebilmek, mevzuatın yüklediği dosya tutulması, bilgi saklanması, raporlanması, vergilendirme ve diğer yükümlülüklere uymak amaçlarıyla işlenecektir.

Online veya yüz yüze eğitim toplantılarımız genel olarak gönüllülük ve toplumu bilgilendirme amacı ile veri sorumlusu faaliyeti dışında yapılmaktadır. Bu kapsamda program bilgilendirilmesine ilişkin mesaj, e-posta gönderilebilmekle beraber ticari iletişim yürütülmemektedir. Doğum günü, bayram kutlama vb uygulamamız yoktur ancak bu şekilde tarafımıza ulaşan hizmet sunduğumuz kişilerin kendi kutlamalarına cevap vermekteyiz.

Kişisel Verilerin Saklanması ve Tedbirler

Kişisel verileriniz mevzuatta belirtilen süreler, mevzuatta düzenleme olmaması halinde meşru menfaat ve açık rıza uygulamalarına bağlı olarak amaçla orantılı süre boyunca saklandıktan sonra dijital olanlar geri dönüşümsüz olarak silinme, kağıt ortamında olanlar kırpılma suretiyle imha edilmektedir. İlgili kişinin silme talebi, mevzuata aykırı olmamak şartı ile derhal silinebilecektir. Unutulma hakkına saygı gösterilmektedir. Ancak hizmet sunumu sebeebiyle elde edilen iletişim verileri, Avukat/ Arabulucunun cep telefonunda ilgili kişilerin telefon numaralrı, e-posta hesabı kayıtlı olabilmeketdir. Ayrıca ofiste tutulan fiziki evraklarda da kişisel veriler bulunmaktadır. İlgili kişi iletişim verileri ile hizmet sunulan dosyadaki diğer evriler sözleşme hukuku gereği 10 yıl saklanmaktadır.

Hukuk ve arabuluculuk faaliyetimizin sunulması meşru amacıyla kurulan büromuzu; KVKK, GDPR ve AY Md 20 ile ilgili diğer mevzuat kapsamında, insan haklarına saygılı ve etik değerler göz önüne alınarak yürütmeye gayret gösteriyoruz. Kurul’ un hazırladığı rehberler de göz önüne alınarak teknik ve idari tedbirlerden büromuzun yapısına uyan olanların hayata geçirilmesi ve sürdürülebilir olmasına dikkat ediyoruz.

Koordineli çalıştığımız meslektaşlarımız/stajyer/takip elemanları ile KVKK kapsamında iş birliği protokolü yapılarak gizlilik taahhütleri alınmaktadır. Bu kişilere KVKK konusunda ihtiyaca göre eğitim verilmektedir. Kişisel Veri İşleme Politikası, Aydınlatma metinleri, envanter, eğitim sunusu hazırlanmıştır. İş başvurusu için talep edilmeden özgeçmiş gönderimleri işlenmemektedir. Halihazırda CV bankamız bulunmamaktadır. CV bankası oluşturulmak istenmesi halinde açık rıza uygulaması yapılacaktır. İş yerimizde kamera uygulaması ve ziyaretçi kayıt uygulaması yoktur. Dosyalarımız kilitli dolapta bulunmakta olup kapılar ayrı ayrı kilitlenebilmektedir. Wifi şifresi, bilgisayara şifresi, orijinal program kullanımı, güncel antivirüs programı kullanılmaktadır. Her kullanıcının bilgisayar şifresi farklı olup diğer ekip ile paylaşılmamaktadır. Wifi şifresi misafirlere verilmemektedir. Sunduğumuz hizmet kapsamında davalarımız genellikle tıbbi uygulama hatası olduğundan sağlık verisi içermekte olduğundan önlemler daha titiz takip edilmektedir. Dilekçe/karar yardımı talep eden meslektaşlarımıza kişisel verilerin karalaması sonrası mesleki yardım yapılmaktadır. Ofisimiz camlarla bölümlendirilmiş olup görüşmelerin duyulmaması için gerken önlemler alınıştır. Printer, avukatın görüş mesafesindedir. İş süreci kapsamında; Whatsapp, telegram, instgram, facebook gibi sosyal ağlardan, gmail, yahoo vb e-posta kullanımını minimize etmek için dikkat etmekteyiz. Bu kanallardan özel nitelikli veri paylaşılmamasını arzu etmekle birlikte, hizmet unduğumuz kişiler bu kanalları aktif kullandığından, ilgili kişilerin kullanımı ile bşlayan hizmet sürecinde kendisinin açık rızası/aleni hale getirmesi hukuki sebebine dayanıyoruz. Mail altlarına footer (dipnot) ile aydınlatma yapılmaktadır. İhlal halinde Kurul’ a bildirim yapılacaktır, bunun için bir süreç hazırlanmıştır. İlgli kişi başvurusunu yönetebilmek için süreç hazırlanmıştır. Yetki matrisi hazırlanmıştır. İş sözleşmesi ile çalışan istihdam edilmesi halinde sözleşmeye kvk ihlaline yönelik disiplin maddesi ve görev tanımı eklenecektir. Tedarikçi sözleşmeleri ile hizmet sunduğumuz kişilerle yapılan sözleşmelere kvk ile ilgili maddeler ekleyerek süreci yönetmeyi arzu etmektedyiz. Aynı iş yerinde birden fazla veri sorumlusu avukat ve arabulucu hizmet verdiğinden kvk protokolü yaparak ve birbirimizin verilerine erişmeyi önleyecek düzenlemeler ile dikkat etmekteyiz. Görüşme sırasınd abaşka bir müvekkile air dosyanın görünür yerlerde olmamasına, bilgisayara ekranalrının ilgisiz kişilerce görülmesi ihtimaline karşı farkındalık sahibiyiz. Amaçla sınırlı ve bağlantılı, orantılı veri talep edilmeye özen gösterilmektedir.

Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz prensip olarak yurt dışına aktarılmamaktadır. Ancak yurt dışından bize ulaşan yabancı ülke vatandaşı/ikametli kişilerin verileri kendileri ile yapılan yazışmalar nedeniyle elektronik olarak veya yurt dışı sigorta işlemleri için yurt dışındaki kurumlar ile paylaşılması gerekebilecektir.

Whatsapp, telegram, instagram, facebook gibi uygulamalar, gmail, yahoo, hotmail vb eposta sağlayıcıların yurt dışından servis edilen uygulamalar üzerinden tarafımızla yapacağınız iletişim ve/veya belge bilgi gönderiminde yurt dışına veri çıkartıldığı unutulmamalıdır. Tarafınızca direk bu şekilde iletişim geçilmesi halinde açık rızanızın var olduğu kabul edilecektir. Hukuk hizmetimiz kapsamında yurt dışına veri çıkartan program ve eposta adresleri üzerinden yazışma yapılması bizim talebimiz değildir.

Zoom, skype vb. online toplantı programları yurt dışından servis edilmektedir. Bu kapsamdaki eğitim toplantıları planlanması halinde katılım için bu konu dikkate alınmalıdır. Toplantıya katılım için davet linkini tıkladığınızda yurt dışı paylaşım için açık rızanızın var olduğu kabul edilecektir.

Ziyaretçi ölçen sayaç progrmlarına, arama motorlarına, kullandığınız tarayıcıya web sitemizin bulunması için anahtar kelime girildiğinde bu programlar yurt dışından sağlandığından sistemin özelliği gereği trafik bilgileriniz işlemektedir. Bu konuya tarafımızın bir etkisi yoktur.

Kişisel Verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebeplerle, KVKK ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak, yurtiçinde bulunan kurum ve kuruluşlar ile ilgili mevzuatta öngörülen durumlarda düzenleyici ve denetleyici kurumlar, mahkemeler, savcılıklar, idari otoriteler ile sair resmi makam ve mercilere aktarılabilecektir.

Web sitemiz yurt içinden servis edilmektedir.

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız

KVKK 11. Maddesi ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi Öne Sürerken Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

Kişisel verinin konusu olan siz ilgili kişi olarak yukarıda belirtilen haklarınızı, KVKK Md 13 kapsamında kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle, başvuruda talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır şekilde yukarda sunduğumuz adrese ıslak imzalı olarak posta yolu ile veya nesrinozkaya@istanbul.av.tr adresine gönderebilirsiniz.

Müracaatınıza esas teşkil eden hususların şahsınız ile ilgili olması, müracaatınızda kimlik, iletişim ve adres bilgilerinizin bulunması beklenilmekle birlikte, bizde işlenen veriniz daha az ise, kimlik doğrulaması işlediğimizi veri üzerinden kontrolü yeterli olacaktır. Başkası adına müracaatta bulunacak iseniz; özel yetki içerir vekaletname ile başvurmanız gerekmektedir. Başvuru için özel bir format olmamakla birlikte talebinizin net bir şekilde yazılması net bir cevap verilmesini sağlayacaktır. KVKK Md 13/2 kapsamında tarafınıza 30 gün içinde yanıt verilecektir.

Word.Doc indir